Virksomhedens vidensdeling med intranettet som omdrejningspunkt

Medarbejderne i de danske virksomheder er generelt veluddannede og kompetente, og det smitter naturligt af på lønniveauet, som generelt er ret højt efter international standard. Det har i praksis betydet, at danske virksomheder i stadig stigende grad automatiserer eller outsourcer de mere manuelt prægede opgaver til udenlandske underleverandører. Forskning og viden har traditionelt en af styrkerne i dansk erhvervsliv, men udviklingen er selvforstærkende, og viden er i dag den vigtigste ressource i mange virksomheder.

Dette forhold er en af de bærende grundpiller hos den danske virksomhed IntraNote, som tilbyder en fleksibel opgraderbar standardsoftware til understøttelse af vidensdeling og –strukturering i virksomheden.

Store mængder viden går tabt i danske virksomheder

Ifølge Osterman Research forsvinder ny viden ofte i løbet af få uger. Det skyldes ene og alene, at den medarbejder, som med møje og besvær har fremskaffet eller opnået en konkret viden til et specifikt brug, ikke har et veldefineret sted at gøre af den. Medarbejderen bruger sin viden i den konkrete situation, og derefter går den i glemmebogen.

Måske er medarbejderen trods alt så fornuftig at placere sine guldkorn i et ringbind, på en harddisk, eller i et eller andet tilfældigt backupsystem. Men lige lidt hjælper det, hvis ikke de øvrige medarbejdere ved, hvor de skal lede. Næste gang en lignende problemstilling opstår, skal en ny medarbejder genopfinde ”den dybe tallerken”, og det er på ingen måde effektivt.

Den beskrevne situation virker umiddelbart grotesk, men ikke desto mindre er det en helt almindelig situation i mange danske virksomheder – selv store virksomheder praktiserer det forfærdende ofte. Nogle virksomheder indser efterhånden problemet, og forsøger på egen hånd at skabe visse strukturer som skal sikre, at dokumenter, kontrakter og vigtig viden kan genfindes. Ofte opstår der dog stadig problemer med versionsstyring, for er det fundne dokument en kladde, et arbejdsdokument eller en endelig godkendt og gældende version?

vidensdeling

IntraNote tilbyder fælles videnstruktur via virksomhedens intranet

Med sin software løser IntraNote på effektiv vis alle de nævnte problemstillinger. Al virksomhedens viden og alle dokumenter lagres på en ensartet versionstyret måde, som alle medarbejdere kan tilgå via virksomhedens intranet. Den ensartede lagringsstruktur sikrer, at enhver medarbejder vil kunne opsøge viden eller dokumenter på en hensigtsmæssig måde. Hvis den søgte viden ikke allerede findes i systemet, er det fordi den ikke findes i virksomheden. I givet fald må den pågældende medarbejder naturligvis opsøge eller skaffe sig den fornødne viden på anden vis, men medarbejderen kan gøre det i sikker forvisning om, at tiden ikke er spildt. Samtidig kan medarbejderen efterfølgende akkumulere sin viden i systemet til senere brug – enten i eget arbejde, eller til gavn for andre medarbejdere.

Det er en langt mere tilfredsstillende måde at arbejde på for den enkelte, og det øger selvsagt også virksomhedens akkumulerede viden og dermed virksomhedens reelle værdi.

Velinformerede medarbejdere og engageret virksomhedskultur

En intranetløsning fra IntraNote er ikke kun gearet til strukturering og deling af viden. Den åbner også op for muligheden for, at projektstatus’er og anden vital information kan tilgås overalt i virksomheden, eller fra hjemmearbejdspladser og i marken. Systemet kan også håndtere overvågning og opfølgning på kontrakter, såvel interne som eksterne. Alt efter virksomhedskultur, sikkerhedsniveau og præferencer kan disse muligheder åbnes og lukkes efter behov, eller målrettes dele af medarbejderstaben.

Størst mulig åbenhed giver dog erfaringsmæssigt de mest engagerede medarbejdere og den bedste virksomhedskultur og holdånd. Intranet-løsningen kan også erstatte de mange interne mails, som ofte sendes ud til for mange eller for få, og som måske eller måske ikke bliver læst.

Alt i alt er løsningen kortsat et tilbud om en fuld skalerbar struktureret model, der er udviklet, gennemprøvet og baseret på mange års erfaring med alle de nævnte problemstillinger. Løsningen kan bruges til at styre, effektivisere og strukturere hele virksomhedens flow af informationer, viden og data, eller udvalgte dele alt efter behov og ønsker.